Việc bảo vệ tài liệu quan trọng bằng mật khẩu và mã hóa là một trong những tính năng hữu ích của bộ phần mềm Microsoft Office. Tính năng này áp dụng được cho cả Word, Excel và PowerPoint, giúp người dùng tăng cường bảo mật cho dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Mặc dù cách thực hiện khá đơn giản, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước đặt mật khẩu và mã hóa tài liệu trên các phiên bản Office phổ biến.
Hướng Dẫn Đặt Mật Khẩu Trên Office 2003
Các bước tạo mật khẩu và mã hóa tài liệu trên Office 2003 hoàn toàn giống nhau cho cả Word, Excel và PowerPoint. Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu muốn bảo mật. Sau đó, tại thẻ Tools, chọn Options. Khi hộp thoại Options xuất hiện, bạn chuyển sang thẻ Security.
Tại mục File encryption options for this document, nhập mật khẩu vào ô trống bên cạnh dòng chữ Password to open để yêu cầu người dùng phải nhập mật khẩu khi mở tài liệu. Nếu bạn muốn hạn chế quyền chỉnh sửa, tại mục File sharing options for this document, hãy nhập mật khẩu vào ô Password to modify. Với tùy chọn này, người dùng vẫn có thể xem nội dung tài liệu ở chế độ Read only, nhưng cần mật khẩu để chỉnh sửa và lưu lại.
Hướng dẫn thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu Office 2003
Sau khi nhấn OK, một hộp thoại Confirm Password sẽ xuất hiện. Bạn cần nhập lại mật khẩu đã tạo ở phần Password to open (hoặc Password to modify) và chọn OK để hoàn tất cài đặt.
Đặt Mật Khẩu Trên Office 2007
Khác với Office 2003, phiên bản 2007 chỉ cho phép đặt mật khẩu khi tạo bản sao của tài liệu. Để bắt đầu, mở tài liệu và nhấn biểu tượng Microsoft Office, sau đó chọn Save As. Nhập tên tài liệu tại mục File name, tìm đến phần Tools và chọn General Options.
Trong hộp thoại mới, nhập mật khẩu vào ô trống bên cạnh dòng chữ Password to open để bảo vệ tài liệu khỏi việc truy cập trái phép. Nếu muốn giới hạn quyền chỉnh sửa, bạn có thể nhập mật khẩu vào ô Password to modify. Điều này cho phép người dùng xem nội dung tài liệu nhưng yêu cầu mật khẩu khi chỉnh sửa.
Hướng dẫn thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu Office 2007
Tiếp theo, nhấn OK và nhập lại mật khẩu tại hộp thoại Confirm Password. Cuối cùng, chọn OK để lưu các cài đặt.
Mã Hóa Tài Liệu Trên Office 2010
Office 2010 cung cấp một giao diện trực quan hơn để mã hóa tài liệu. Từ giao diện ribbon, truy cập vào menu File, chọn Info, rồi nhấn Protect Document. Trong menu xổ xuống, chọn chức năng Encrypt with Password.
Nhập mật khẩu mã hóa vào hộp thoại xuất hiện, sau đó nhấn OK. Một cửa sổ khác sẽ hiện ra, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu để xác nhận. Nhấn OK để áp dụng thay đổi.
Hướng dẫn mã hóa tài liệu trên Office 2010
Kể từ lúc này, bất kỳ ai muốn mở tài liệu đều cần nhập đúng mật khẩu mà bạn đã thiết lập.
Lợi Ích Khi Sử Dụng Mật Khẩu Bảo Vệ Tài Liệu
Việc đặt mật khẩu và mã hóa tài liệu không chỉ giúp bảo vệ thông tin cá nhân mà còn đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp. Đặc biệt trong môi trường làm việc trực tuyến ngày càng phát triển, việc sử dụng các biện pháp bảo mật như thế này là vô cùng cần thiết. Hãy áp dụng ngay các bước trên để bảo vệ tài liệu của bạn một cách hiệu quả nhất.
© 2012 – 2025, Tin Tâm Linh. ( Theo : www.tintamlinh.com )