Gmail không chỉ là một công cụ gửi và nhận email thông thường mà còn cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả hơn. Dưới đây là 6 thủ thuật hữu ích giúp bạn tận dụng tối đa khả năng tìm kiếm trong Gmail, từ việc lọc theo kích thước, thời gian, cho đến trạng thái đã đọc hay chưa đọc.
1. Tìm kiếm email theo kích thước
Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các email dựa trên kích thước bằng cách sử dụng toán tử “size”. Đơn vị mặc định là byte, nhưng nếu thêm chữ “M” sau giá trị, bạn có thể tìm kiếm theo megabyte. Ví dụ, để tìm các email có dung lượng lớn hơn 5MB, nhập “larger:5M” vào ô tìm kiếm. Ngược lại, nếu muốn tìm email nhỏ hơn 5MB, hãy dùng “smaller:5M”.
2. Lọc email theo thời gian gửi/nhận
Việc tìm kiếm email theo ngày gửi hoặc nhận trở nên đơn giản với các toán tử “after:” và “before:”. Chẳng hạn, để tìm những email được gửi sau ngày 01/01/2012, nhập “after:2012/01/01”. Nếu cần giới hạn trong một khoảng thời gian cụ thể, kết hợp cả hai toán tử, ví dụ: “after:2011/11/14 before:2012/05/12”. Ngoài ra, toán tử “older_than:” hỗ trợ tìm kiếm email trước một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn “older_than:2y” sẽ trả về các email cách đây 2 năm.
3. Tìm kiếm dựa trên thông tin cơ bản của email
Các thành phần như người gửi (from:), người nhận (to:), người được CC (cc:), và tiêu đề (subject:) đều có thể được sử dụng làm toán tử tìm kiếm. Ví dụ, để tìm email gửi đến Linh An, nhập “to:Linh An”. Hoặc nếu muốn tìm email từ Minh có tiêu đề “Tailieu” và được CC cho Lan, nhập “from:Minh cc:Lan subject:Tailieu”.
4. Tìm tập tin đính kèm theo tên hoặc định dạng
Nếu bạn cần tìm email chứa tập tin đính kèm cụ thể, toán tử “filename:” sẽ rất hữu ích. Ví dụ, “filename:PNG” sẽ trả về tất cả email có file đính kèm định dạng PNG. Để tìm file có tên cụ thể, chẳng hạn “giaymoi.docx”, nhập “filename:giaymoi.docx”. Tính năng này cũng hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến khác như PDF, PPT, MP3.
5. Loại bỏ kết quả chứa cụm từ không mong muốn
Để loại bỏ các email chứa từ khóa không liên quan, bạn có thể sử dụng dấu trừ (-). Ví dụ, nếu muốn tìm email có từ “iOS” nhưng không chứa từ “Android”, nhập “iOS -Android”. Cách này giúp thu hẹp kết quả tìm kiếm và tập trung vào nội dung bạn thực sự cần.
6. Phân loại email theo trạng thái đã đọc hoặc chưa đọc
Toán tử “is:” cho phép bạn lọc email theo trạng thái đọc. Để tìm các email đã đọc, nhập “is:read”. Ngược lại, nếu muốn xem những email chưa đọc, sử dụng “is:unread”. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng kiểm tra các email quan trọng mà bạn chưa xử lý.
Những thủ thuật trên không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hộp thư Gmail. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự tiện lợi mà chúng mang lại!
© 2012 – 2025, Tin Tâm Linh. ( Theo : www.tintamlinh.com )